પ્રકરણ 04: ગ્રાહક વ્યવસ્થાપન અને ખતા (ग्राहक बहीखाता)

શાકભાજીના જથ્થાબંધ અને મંડી ટ્રેડિંગમાં, તમારા રોકડ પ્રવાહને સ્વસ્થ રાખવા માટે ગ્રાહક ક્રેડિટનું સંચાલન (ઉધાર / સંખ્યા) અને દૈનિક ચૂકવણી (વસૂલી) એકત્રિત કરવી મહત્વપૂર્ણ છે.

BahiKhata Green તમને સંપૂર્ણ, પારદર્શક ગ્રાહક ખાતાવહી આપે છે જે તમારા ખરીદદારો સાથેના વિવાદોને દૂર કરે છે.

👥 1. ગ્રાહકોની સ્ક્રીનની ઝાંખી#

તમારી ગ્રાહક યાદી જોવા માટે મેનુમાં "ગ્રાહક (ગ્રાહક)" પર ક્લિક કરો:

તમે આ પૃષ્ઠ પર શું જુઓ છો:#

1. ટોટલ માર્કેટ આઉટસ્ટેન્ડિંગ (કુલ બજાર): એક મોટો બોલ્ડ બેજ જે તમામ ગ્રાહકો માટે બજારમાં તમારી પાસે રહેલા કુલ ઉધર નાણા દર્શાવે છે.
2. સર્ચ બાર: કોઈપણ ગ્રાહકનું નામ અથવા મોબાઈલ નંબર લખીને તેને ઝડપથી શોધો.
3. ગ્રાહક કાર્ડ્સ: દરેક કાર્ડ બતાવે છે:
   • ગ્રાહકનું નામ અને વ્યવસાય/હોટેલનું નામ.
   • એક-ટેપ કોલ અને વોટ્સએપ બટનો સાથેનો મોબાઈલ નંબર.
   • 🔴 રેડ બેલેન્સ બેજ: ગ્રાહકે તમારા પૈસા આપવાના બાકી છે (ઉધાર / બાકી).
   • 🟢 ગ્રીન બેલેન્સ બેજ: ગ્રાહક પાસે શૂન્ય બેલેન્સ અથવા એડવાન્સ બેલેન્સ (જમા) છે.
   • ⚡ નવું વેચાણ બટન: આ વિશિષ્ટ ગ્રાહક માટે સીધા બિલિંગ પર જવા માટે ટૅપ કરો.

➕ 2. નવો ગ્રાહક ઉમેરવો#

1. "+ ગ્રાહક ઉમેરો (નયા ગ્રાહક)" બટન પર ક્લિક કરો.
2. મૂળભૂત વિગતો ભરો:
   • ગ્રાહકનું નામ: (દા.ત. રમેશ હોટેલ / રાજેશ રિટેલર).
   • ફોન નંબર: WhatsApp બિલ માટે 10-અંકનો મોબાઈલ નંબર.
   • સરનામું / મંડી સ્ટોલ: (દા.ત. ક્લોક ટાવર પાસે, દુકાન #5).
   • ઓપનિંગ બેલેન્સ (પુરાની વાત): જો આ ગ્રાહકે તમારી જૂની પેપર નોટબુકમાંથી પહેલાથી જ તમને પૈસા આપવાના છે, તો તે રકમ અહીં દાખલ કરો.
3. "સેવ કસ્ટમર" પર ક્લિક કરો.

📖 3. ગ્રાહક ખાતાની અંદર (ખાતાની વિગતો)#

તેમના વિગતવાર ખાટા લેજર ખોલવા માટે કોઈપણ ગ્રાહકના નામ પર ક્લિક કરો:

ટોચના સારાંશ કાર્ડ્સ:#

• કુલ ખરીદેલ (કુલ ખરીદ): આ ગ્રાહક દ્વારા ખરીદેલ તમામ શાકભાજીની આજીવન કુલ.
• કુલ ચૂકવેલ (કુલ જમા): આ ગ્રાહક પાસેથી કુલ ચૂકવણી પ્રાપ્ત થઈ છે.
• નેટ બેલેન્સ ડ્યુ (કુલ ટૅક): ચોક્કસ રકમ ગ્રાહકે હાલમાં તમારા પર બાકી છે.

💵 4. ગ્રાહક ચૂકવણી કેવી રીતે રેકોર્ડ કરવી (વसूली दर्ज करें)#

જ્યારે કોઈ ગ્રાહક તમારી દુકાન પર રોકડ ચૂકવવા માટે આવે છે અથવા UPI ચુકવણી મોકલે છે, ત્યારે તમારી પાસે તેને રેકોર્ડ કરવાની 3 સરળ રીતો છે:

વિકલ્પ A: કસ્ટમ પેમેન્ટ (સામાન્ય વસૂલાત / જમા)#

1. ઉપર જમણી બાજુએ "રેકોર્ડ પેમેન્ટ (भुगतान लें)" બટનને ક્લિક કરો.
2. ચુકવેલ રકમ દાખલ કરો (દા.ત. ₹5,000).
3. ચુકવણી પદ્ધતિ (રોકડ, UPI / QR, બેંક ટ્રાન્સફર) પસંદ કરો.
4. વૈકલ્પિક નોંધ દાખલ કરો (દા.ત. સુરેશ તરફથી GPay ચુકવણી).
5. "Save Payment & WhatsApp Receipt" પર ક્લિક કરો.
6. ગ્રાહકનું સંતુલન તરત જ ઘટશે, અને તેમને એક WhatsApp પુષ્ટિકરણ રસીદ મોકલવામાં આવશે!

વિકલ્પ B: ચોક્કસ બિલની પતાવટ (પરચી અનુસાર ચૂકવણી)#

જો કોઈ ગ્રાહક કહે: "હું ગઈ કાલના ₹1,800ના ટામેટાના બિલ માટે ખાસ ચૂકવી રહ્યો છું":

1. તેમની સમયરેખામાં તે ચોક્કસ વેચાણ એન્ટ્રી શોધો.
2. તે ઇન્વોઇસની બાજુમાં "સેટલ બિલ (પરચી ચૂકવણી)" બટન પર ક્લિક કરો.
3. ચૂકવેલ રકમ દાખલ કરો અને સેવ પર ક્લિક કરો.
4. તે ચોક્કસ બિલને 🟢 ચૂકવેલ તરીકે ચિહ્નિત કરવામાં આવશે, અને બાકીની રકમ તેમના ખાતામાંથી કાપવામાં આવશે.

વિકલ્પ C: ઝડપી પૂર્ણ સમાધાન (પૂરા હિસાબ નુકસાન)#

જો કોઈ ગ્રાહક તેની સંપૂર્ણ બાકી બેલેન્સ એક જ વારમાં ક્લિયર કરવા માંગે છે:

1. "સંપૂર્ણ બેલેન્સ સેટલ કરો (પૂરા હિસાબ કેટલી)" બટન પર ક્લિક કરો.
2. એપ આપોઆપ ચોક્કસ બાકી રકમ ભરે છે.
3. ચુકવણી મોડ (રોકડ/UPI) પસંદ કરો અને પુષ્ટિ કરો પર ક્લિક કરો.
4. ગ્રાહકનું બેલેન્સ ₹0.00 બને છે!

📲 5. WhatsApp ચુકવણી રસીદનો નમૂનો#

જ્યારે તમે ચુકવણી રેકોર્ડ કરો છો, ત્યારે ગ્રાહક આપમેળે સ્પષ્ટ પુષ્ટિ મેળવે છે:

💵 *PAYMENT RECEIVED RECEIPT / भुगतान रसीद*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
🏪 *Shree Ganesh Vegetable Traders*
📍 Shop No. 14, APMC Fruit & Veg Mandi
📞 98765-43210
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
👤 *Customer:* Ramesh Hotel (98111-22233)
📅 *Date & Time:* 31 Aug 2026, 11:30 AM
🔢 *Receipt #:* REC-20260831-0089
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
💰 *Amount Received:* ₹5,000.00
💳 *Payment Mode:* UPI / GPay
📝 *Note:* GPay transaction
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📊 *UPDATED ACCOUNT STATUS:*
Previous Balance: ₹8,450.00
Amount Paid: -₹5,000.00
*Remaining Outstanding Udhar: ₹3,450.00*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
_Thank you for your payment!_

📄 6. પીડીએફ એકાઉન્ટ સ્ટેટમેન્ટ ડાઉનલોડ અને શેર કરવું (ખાતાનું વર્ણન PDF)#

જ્યારે પણ ગ્રાહક તેમના સંપૂર્ણ સાપ્તાહિક અથવા માસિક એકાઉન્ટ સ્ટેટમેન્ટ માટે પૂછે છે:

1. ગ્રાહકની પ્રોફાઇલની ટોચ પર "સ્ટેટમેન્ટ (ખાતા વર્ણન)" બટનને ક્લિક કરો.
2. તારીખ અવધિ પસંદ કરો:
   • આ મહિને/આ મહિને
   • છેલ્લા 30 દિવસ / છેલ્લા 30 દિવસ
   • કસ્ટમ તારીખ શ્રેણી / તમારી તારીખ પસંદ કરો
3. તમારા ફોન અથવા કમ્પ્યુટર પર વ્યાવસાયિક બ્રાન્ડેડ PDF ફાઇલ સાચવવા માટે "PDF ડાઉનલોડ કરો" પર ક્લિક કરો.
4. ગ્રાહકને સીધા જ ઝડપી ટેક્સ્ટ સારાંશ અથવા PDF લિંક મોકલવા માટે "WhatsApp પર શેર કરો" પર ક્લિક કરો.

🔍 7. ગ્રાહક ખાતાવહીને ફિલ્ટર કરવું#

ગ્રાહક સમયરેખાની ટોચ પર, તમે એક-ક્લિક ફિલ્ટર્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો:

• બધા (સभी): તારીખના ક્રમમાં તમામ વેચાણ, ચૂકવણી અને સેટલમેન્ટ બતાવે છે.
• વેચાણ (બિકરી પરચી): માત્ર શાકભાજીના બીલ બતાવે છે.
• ચુકવણીઓ (જમા): માત્ર રોકડ/યુપીઆઈ રસીદો દર્શાવે છે.
• અનસેટલ્ડ લેણાં (બાકી પર્ચન): માત્ર અવેતન અથવા આંશિક ચૂકવેલ બિલો દર્શાવે છે.
• તારીખ ફિલ્ટર: માત્ર ચોક્કસ સપ્તાહ અથવા તહેવારના સમયગાળા માટેના વ્યવહારો જોવા માટે શરૂઆતની તારીખ અને સમાપ્તિ તારીખ પસંદ કરો.

❓ વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો (FAQ)#

Q1: શું ગ્રાહક પાસે એડવાન્સ (જામા/ જમા) બેલેન્સ હોઈ શકે?

હા! જો ગ્રાહકે ₹2,000નું દેવું હોય અને તમને અગાઉથી ₹5,000 રોકડ આપે, તો તેમનું બેલેન્સ -₹3,000 (🟢 ગ્રીન એડવાન્સ) બતાવશે. જ્યારે તમે તેમના માટે નવું વેચાણ બનાવો છો, ત્યારે બિલની રકમ તેમના એડવાન્સ બેલેન્સમાંથી આપમેળે કપાઈ જાય છે.

Q2: જો કોઈ ગ્રાહક છેલ્લા અઠવાડિયાના બિલ અંગે વિવાદ કરે તો શું?

ગ્રાહકના ખાતા ખોલો, સમયરેખામાં તે ચોક્કસ બિલ શોધો અને "👁️ વિગતો જુઓ" પર ટૅપ કરો. તમે ચોક્કસ ટાઈમસ્ટેમ્પ, વેચાતી શાકભાજી, વજન, દરો અને કેશિયરનું નામ જોશો. તમે તેમને બતાવવા માટે ડુપ્લિકેટ થર્મલ રસીદ પણ પ્રિન્ટ કરી શકો છો.

Q3: શું હું એવા ગ્રાહકને ચુકવણી રીમાઇન્ડર મોકલી શકું જેની ચુકવણી બાકી છે?

હા! ગ્રાહકના બેલેન્સ બેજની બાજુમાં, શેર/વોટ્સએપ આઇકન પર ટેપ કરો. એપ્લિકેશન તેમના વર્તમાન કુલ બેલેન્સ અને મોકલવા માટે તૈયાર બેંક UPI QR વિગતો સાથે એક નમ્ર રીમાઇન્ડર સંદેશ જનરેટ કરે છે.

➡️ આગલું પગલું:#

હવે ચાલો જાણીએ કે ખેડૂતો અને શાકભાજીના સપ્લાયર્સ સાથે તમારા એકાઉન્ટને કેવી રીતે ટ્રૅક કરવું! પ્રકરણ 05: સપ્લાયર મેનેજમેન્ટ એન્ડ લેજર પર જાઓ.