પ્રકરણ 05: સપ્લાયર મેનેજમેન્ટ અને લેજર (સપ્લાયર અને ખેડૂત ખાતું)

ખેડૂતો, ઉગાડનારાઓ અને જથ્થાબંધ સપ્લાયર્સ (આઢતી / સપ્લાયર્સ) ને તમે શું લેવું છે તે ટ્રૅક કરવું તેટલું જ મહત્વપૂર્ણ છે જેટલું ગ્રાહકોએ તમારા પર શું લેવું છે.

BahiKhata Green તમને દરેક ટ્રકના આગમન, એડવાન્સ પેમેન્ટ અને અંતિમ પતાવટને સ્પષ્ટ રાખવા માટે સમર્પિત સપ્લાયર લેજર આપે છે.

🚚 1. સપ્લાયર્સ સ્ક્રીનની ઝાંખી#

નેવિગેશન મેનૂમાં "સપ્લાયર્સ (સપ્લાયર્સ)" પર ક્લિક કરો:

આ સ્ક્રીન પરની મુખ્ય વિગતો:#

1. કુલ સપ્લાયર ચુકવવાપાત્ર (કુલ સપ્લાયર દેનદારી): તમે હાલમાં તમામ ખેડૂતો અને સપ્લાયરોને સંયુક્ત રીતે ચૂકવવાના કુલ નાણાં બતાવે છે.
2. સર્ચ બાર: નામ, ગામ અથવા ફોન નંબર દ્વારા કોઈપણ ખેડૂત અથવા સપ્લાયરને શોધો.
3. સપ્લાયર કાર્ડ્સ:
   • સપ્લાયરનું નામ અને ગામ/મંડી સ્થાન.
   • કોલ અને વોટ્સએપ શોર્ટકટ સાથેનો મોબાઈલ નંબર.
   • 🔴 રેડ બેલેન્સ બેજ: તમારે આ સપ્લાયરને પૈસા આપવાના છે (ચુકવવાપાત્ર / દેય).
   • 🟢 ગ્રીન બેલેન્સ બેજ: સપ્લાયરને એકાઉન્ટ સેટલ અથવા એડવાન્સ ચૂકવવામાં આવે છે.
   • 🛒 નવી ખરીદી શૉર્ટકટ: આ સપ્લાયર માટે તરત જ નવો ઇનવર્ડ લોટ રેકોર્ડ કરવા માટે ટૅપ કરો.

➕ 2. નવા સપ્લાયર અથવા ખેડૂતને ઉમેરવું#

1. ક્લિક કરો "+ સપ્લાયર ઉમેરો (નયા સપ્લાયર)".
2. વિગતો દાખલ કરો:
   • નામ: (દા.ત. બલદેવ સિંહ ખેડૂત / રમેશ કોલ્ડ સ્ટોરેજ).
   • ફોન નંબર: વોટ્સએપ સ્લિપ માટે મોબાઈલ નંબર.
   • સરનામું / ગામ: (દા.ત. કરનાલ, હરિયાણા).
   • ઓપનિંગ બેલેન્સ (પુરાની દેનદારી): જો તમારી પાસે પહેલાથી જ ભૂતકાળના વેપારના નાણાં બાકી હોય, તો તેને અહીં દાખલ કરો.
3. "સેવ સપ્લાયર" પર ક્લિક કરો.

📖 3. સપ્લાયર લેજરની અંદર (ખાતાનું વર્ણન)#

કોઈપણ સપ્લાયરનો સંપૂર્ણ વ્યવહાર ઇતિહાસ જોવા માટે તેના નામ પર ક્લિક કરો:

ટોચના સારાંશ કાર્ડ્સ:#

• કુલ સપ્લાય કરેલ (કુલ आवक): આ સપ્લાયર તરફથી મળેલ તમામ વેજીટેબલ લોટની કુલ કિંમત.
• કુલ ચૂકવણી (કુલ ચૂકવણી): આ સપ્લાયરને ચૂકવેલ કુલ રોકડ અને બેંક ટ્રાન્સફર.
• નેટ ચૂકવવાપાત્ર બેલેન્સ (કુલ બાકી દેય): ચોક્કસ રકમ તમે હાલમાં તેમને ચૂકવણી કરો છો.

💸 4. સપ્લાયરને ચૂકવણી કેવી રીતે રેકોર્ડ કરવી (સપ્લાયરને ચૂકવણી)#

જ્યારે તમે મંડીમાં રોકડ ચૂકવો છો, ત્યારે ઓનલાઈન NEFT/RTGS ટ્રાન્સફર કરો અથવા ચેક ઈશ્યૂ કરો:

પદ્ધતિ 1: સામાન્ય ચુકવણી (खाते में भुगतान)#

1. ટોચ પર "રેકોર્ડ પેમેન્ટ (भुगतान करें)" બટન પર ક્લિક કરો.
2. ચુકવેલ રકમ દાખલ કરો (દા.ત. ₹25,000).
3. ચુકવણી પદ્ધતિ (રોકડ, બેંક ટ્રાન્સફર / RTGS, ચેક, UPI) પસંદ કરો.
4. વૈકલ્પિક નોંધ અથવા બેંક સંદર્ભ નંબર દાખલ કરો.
5. "પેમેન્ટ સાચવો અને સ્લિપ મોકલો" પર ક્લિક કરો.
6. ચૂકવવાપાત્ર બેલેન્સ તરત જ અપડેટ થાય છે, અને WhatsApp પેઆઉટ સ્લિપ જનરેટ થાય છે!

પદ્ધતિ 2: ચોક્કસ લોટ સેટલ કરો (વિશિષ્ટ લાટ કા ચૂકવણી)#

જો તમે ચોક્કસ સવારના ટ્રકના આગમન માટે ચુકવણી ક્લિયર કરવા માંગતા હોવ તો:

1. સપ્લાયરની સમયરેખામાં તે ખરીદીની એન્ટ્રી શોધો.
2. "સેટલ લોટ (લાટ ચૂકવણી)" પર ક્લિક કરો.
3. તે લોટ માટે ચૂકવેલ રકમ દાખલ કરો અને સેવ પર ક્લિક કરો.
4. તે લોટ 🟢 સેટલડ તરીકે ચિહ્નિત થયેલ છે.

📲 5. નમૂનો WhatsApp સપ્લાયર પેઆઉટ સ્લિપ#

💸 *PAYMENT OUTWARD SLIP / भुगतान रसीद*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
🏪 *Shree Ganesh Vegetable Traders*
📍 Shop No. 14, APMC Fruit & Veg Mandi
📞 98765-43210
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
👨‍🌾 *Supplier / Farmer:* Baldev Singh (Punjab)
📅 *Date & Time:* 31 Aug 2026, 03:30 PM
🔢 *Voucher #:* PAY-20260831-0034
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
💰 *Amount Paid:* ₹25,000.00
💳 *Payment Mode:* Bank Transfer (RTGS)
📝 *Reference:* UTR# 489201982731
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📊 *SUPPLIER ACCOUNT BALANCE:*
Previous Payable: ₹50,000.00
Paid Today: -₹25,000.00
*Remaining Balance Payable: ₹25,000.00*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
_Account balance updated successfully._

📄 6. સપ્લાયર એકાઉન્ટ સ્ટેટમેન્ટ અને PDF#

ખેડુતો અને બહારના સપ્લાયરોને તહેવારની પતાવટ પહેલા આખા મહિનાના લોટ-બાય-લોટ સ્ટેટમેન્ટની જરૂર પડે છે:

1. સપ્લાયરની પ્રોફાઇલની ટોચ પર "સ્ટેટમેન્ટ (ખાતા વર્ણન)" બટનને ક્લિક કરો.
2. તમારી તારીખ શ્રેણી પસંદ કરો (ચાલુ મહિનો, છેલ્લા 30 દિવસ, અથવા કસ્ટમ તારીખો).
3. સ્ટેટમેન્ટ સાચવવા અથવા પ્રિન્ટ કરવા માટે "PDF ડાઉનલોડ કરો" પર ક્લિક કરો.
4. ખેડૂતને PDF સ્ટેટમેન્ટ મોકલવા માટે "WhatsApp પર શેર કરો" પર ક્લિક કરો.

❓ વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો (FAQ)#

પ્રશ્ન 1: જો હું પાક લણવામાં આવે તે પહેલા ખેડૂતને રોકડ એડવાન્સ આપીશ તો શું?

જ્યારે તમે એડવાન્સ પૈસા આપો ત્યારે ખેડૂતને ચૂકવણીની નોંધ કરો. તેમનું બેલેન્સ 🟢 લીલું (-₹ એડવાન્સ) થઈ જશે. જ્યારે તેમની શાકભાજીની ટ્રક પાછળથી આવશે, ત્યારે ખરીદીની કિંમત એડવાન્સ સામે આપમેળે એડજસ્ટ થઈ જશે!

Q2: શું હું સપ્લાયર લોટ પર ક્રેટ ડિપોઝિટ અથવા ખરાબ ઉત્પાદન જેવી કપાત રેકોર્ડ કરી શકું?

હા! ખરીદીની એન્ટ્રી બનાવતી વખતે, ક્રેટ ચાર્જ, તમારા દ્વારા ચૂકવવામાં આવેલ ટ્રક નૂર અથવા બગાડ કપાત રેકોર્ડ કરવા માટે મંડી ઇનવર્ડ ચાર્જીસ અથવા ડિસ્કાઉન્ટ ફીલ્ડનો ઉપયોગ કરો.

Q3: હું મારા માસિક મંડી એકાઉન્ટિંગ માટે તમામ સપ્લાયર બેલેન્સ કેવી રીતે નિકાસ કરી શકું?

રિપોર્ટ્સ (રિપોર્ટ) પર જાઓ અને માર્કેટ આઉટસ્ટેન્ડિંગ (ઉધાર અને દેનદારી) રિપોર્ટ ખોલો. તે તમારા તમામ સપ્લાયર્સ અને તેમના ચોક્કસ વર્તમાન બેલેન્સનું સંપૂર્ણ ટેબલ બતાવશે.

➡️ આગલું પગલું:#

હવે ચાલો શીખીએ કે તમારા શાકભાજીના સ્ટોકને કેવી રીતે ટ્રૅક કરવો, ગોડાઉન ઇન્વેન્ટરીનું સંચાલન કેવી રીતે કરવું અને અછતને કેવી રીતે ટાળવી! પ્રકરણ 06: સ્ટોક અને ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ પર જાઓ.