પ્રકરણ 08: ચૂકવણી અને રોકડ પ્રવાહ (भुगतान व रोक बही)

ચુકવણીઓ સ્ક્રીન એ તમારું મુખ્ય રોકડ રજિસ્ટર છે. તે ગ્રાહકો પાસેથી તમારા કેશ કાઉન્ટરમાં આવતા દરેક રૂપિયા અને સપ્લાયર્સ અથવા ખેડૂતોને જાય છે તે દરેક રૂપિયો રેકોર્ડ કરે છે.

💳 1. પેમેન્ટ સ્ક્રીનની ઝાંખી#

નેવિગેશન મેનુમાં "ચુકવણીઓ (भुगतान)" પર ક્લિક કરો:

તમે આ પૃષ્ઠ પર શું જુઓ છો:#

1. 🟢 આજે પ્રાપ્ત થયેલ કુલ (આજની કુલ વસૂલાત): તમામ ગ્રાહકો અને વેચાણોમાંથી આજે એકત્ર કરાયેલ કુલ નાણાં.
2. 🔵 કુલ ચૂકવણી આજે (आज का कुल भुगतान): ખેડૂતો, સપ્લાયર્સ અને ટ્રાન્સપોર્ટરોને ચૂકવેલ કુલ રોકડ.
3. ફિલ્ટર પિલ્સ: ફક્ત ઇનકમિંગ કલેક્શન જોવા માટે "પ્રાપ્ત (જમા)" પર ક્લિક કરો અથવા આઉટગોઇંગ સપ્લાયર પેમેન્ટ્સ જોવા માટે "પેઇડ (નિકાસ)" પર ક્લિક કરો.
4. સર્ચ બાર: ગ્રાહક/સપ્લાયરના નામ અથવા રસીદ નંબર દ્વારા કોઈપણ ચુકવણી વ્યવહાર માટે શોધો.
5. ટ્રાન્ઝેક્શન ટેબલ: તારીખ/સમય, પાર્ટીનું નામ, પ્રકાર (પ્રાપ્ત/ચૂકવેલ), પેમેન્ટ મોડ (રોકડ, યુપીઆઈ, બેંક), રકમ અને એક્શન બટન્સ (પ્રિન્ટ સ્લિપ, વોટ્સએપ પર શેર) દર્શાવે છે.

➕ 2. પગલું-દર-પગલાં: ચુકવણી કેવી રીતે રેકોર્ડ કરવી#

graph TD
    A[Click '+ Record Payment'] --> B[Choose: Received from Customer OR Paid to Supplier]
    B --> C[Select Party Name & Enter Amount]
    C --> D[Select Mode: Cash / UPI / Bank Transfer]
    D --> E[Save & Print Slip or Send on WhatsApp]

પગલું 1: ચુકવણી સંવાદ ખોલો#

લીલા "+ રેકોર્ડ પેમેન્ટ (भुगतान दर्ज करें)" બટન પર ક્લિક કરો.

પગલું 2: ચુકવણીનો પ્રકાર પસંદ કરો#

• 🟢 નાણા પ્રાપ્ત (ગ્રાહક થી પ્રાપ્ત / વસૂલ): જ્યારે ગ્રાહક તમને રોકડ આપે અથવા UPI દ્વારા ચૂકવણી કરે ત્યારે આ પસંદ કરો.
• 🔴 પૈસા ચૂકવવામાં આવ્યા (સપ્લાયરને આપે / નિકાસી): જ્યારે તમે ખેડૂત અથવા સપ્લાયરને પૈસા ચૂકવો ત્યારે આ પસંદ કરો.

પગલું 3: પાર્ટીનું નામ પસંદ કરો (ગ્રાહક અથવા સપ્લાયર પસંદ કરો)#

તેમનું નામ અથવા ફોન નંબર લખવાનું શરૂ કરો અને ડ્રોપડાઉન સૂચિમાંથી તેમને પસંદ કરો.

પગલું 4: રકમ અને ચુકવણી મોડ દાખલ કરો#

• રકમ (રાશિ): રકમ લખો (દા.ત. ₹10,000).
• ચુકવણી પદ્ધતિ:
  • 💵 રોકડ (નકદ): તમારા કાઉન્ટર પર ભૌતિક ચલણી નોટો.
  • 📱 UPI / QR (ઑનલાઇન): Google Pay, PhonePe, Paytm, BHIM.
  • 🏦 બેંક ટ્રાન્સફર: NEFT, RTGS, IMPS.
  • 📝 ચેક: સંદર્ભ બોક્સમાં 6-અંકનો ચેક નંબર દાખલ કરો.

પગલું 5: સાચવો અને શેર કરો#

• તેને રેકોર્ડ કરવા માટે "સેવ પેમેન્ટ" પર ક્લિક કરો.
• પેપર વાઉચર પ્રિન્ટ કરવા માટે "🖨️ પ્રિન્ટ રસીદ" પર ટૅપ કરો.
• પાર્ટીને ત્વરિત ડિજિટલ રસીદ મોકલવા માટે "📲 WhatsApp" પર ટૅપ કરો!

🖨️ 3. પેમેન્ટ વાઉચર્સ અને રસીદો પ્રિન્ટ કરવી#

શું તમે ગ્રાહકને ભૌતિક હસ્તાક્ષરિત રસીદ આપવા માંગો છો અથવા તમારી દુકાનની ફાઇલ માટે પેપર વાઉચર રાખવા માંગો છો:

1. કોઈપણ વ્યવહારની બાજુમાં પ્રિંટર આઇકન 🖨️ પર ટૅપ કરો.
2. તમારી દુકાનનું નામ, પક્ષનું નામ, શબ્દોમાં રકમ, તારીખ અને કેશિયરની સહી લાઇન સાથે થર્મલ રસીદ સંવાદ દેખાશે.
3. તમારા 58mm અથવા 80mm પ્રિન્ટર પર પ્રિન્ટ કરવા માટે "પ્રિન્ટ" પર ક્લિક કરો!

🌙 4. દૈનિક રોકડ ડ્રોઅર સમાધાન (दुकान गल्ला मिलान)#

દરેક ટ્રેડિંગ દિવસના અંતે, તમારી દુકાન બંધ કરતા પહેલા:

1. તમારું ડૅશબોર્ડ અથવા ચુકવણીઓ પૃષ્ઠ જુઓ.
2. નેટ કેશ ઇન હેન્ડ નોંધો:
   $$\text{અપેક્ષિત ડ્રોઅર કેશ} = \text{ઓપનિંગ મોર્નિંગ કેશ} + \text{આજની રોકડ ઇન} - \text{આજની રોકડ બહાર}$$
3. તમારા ડ્રોઅરમાં ભૌતિક રોકડ નોંધો ગણો (ગલ્લા).
4. બંને સંખ્યાઓ સંપૂર્ણ રીતે મેળ ખાતી હોવી જોઈએ!

❓ વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો (FAQ)#

Q1: જો કોઈ ગ્રાહક ક્વિક સેલ બિલિંગ દરમિયાન સીધી ચુકવણી કરે છે, તો શું તે અહીં આપમેળે રેકોર્ડ થાય છે?

હા! બિલિંગ દરમિયાન લેવામાં આવેલી દરેક રોકડ અથવા UPI ચુકવણી આપમેળે ચુકવણી રજિસ્ટરમાં લૉગ થઈ જાય છે. તમારે તેને બે વાર દાખલ કરવાની જરૂર નથી.

Q2: જો કોઈ ગ્રાહક મને પોસ્ટ-ડેટેડ ચેક આપે તો શું?

તમારા બેંક ખાતામાં ચેક વાસ્તવમાં ક્લિયર થાય તે દિવસે પેમેન્ટ રેકોર્ડ કરો. તમે નોટ ફીલ્ડમાં ચેક નંબર લખી શકો છો.

Q3: શું હું ભૂલથી કરેલી ડુપ્લિકેટ પેમેન્ટ એન્ટ્રી ડિલીટ કરી શકું?

જો તમે અકસ્માતે બે વાર ચુકવણી દાખલ કરી હોય, તો તમારા દુકાનના માલિક/મેનેજર સાથે વાત કરો. તેઓ તેમની મેનેજમેન્ટ સ્ક્રીન પરથી ટ્રાન્ઝેક્શનને એડિટ અથવા રિવર્સ કરી શકે છે.

➡️ આગલું પગલું:#

ચાલો હવે પ્રકરણ 09: ખર્ચ વ્યવસ્થાપન માં ચા, વીજળી, ભાડું અને સ્ટાફના વેતન જેવા દુકાનના ખર્ચને કેવી રીતે ટ્રૅક કરવા તે શીખીએ.