അധ്യായം 04: കസ്റ്റമർ മാനേജ്മെൻ്റ് & ഖാത (ग्राहक बहीखाता)
പച്ചക്കറി മൊത്തവ്യാപാരത്തിലും മൺഡി ട്രേഡിംഗിലും, ഉപഭോക്തൃ ക്രെഡിറ്റ് (ഉദാർ / ബാകി) കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതും ദൈനംദിന പേയ്മെൻ്റുകൾ (വസൂലി) ശേഖരിക്കുന്നതും നിങ്ങളുടെ പണമൊഴുക്ക് ആരോഗ്യകരമായി നിലനിർത്തുന്നതിന് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്.
BahiKhata Green നിങ്ങളുടെ വാങ്ങുന്നവരുമായുള്ള തർക്കങ്ങൾ ഇല്ലാതാക്കുന്ന പൂർണ്ണവും സുതാര്യവുമായ ഉപഭോക്തൃ ലെഡ്ജർ നൽകുന്നു.
👥 1. ഉപഭോക്തൃ സ്ക്രീനിൻ്റെ അവലോകനം#
നിങ്ങളുടെ ഉപഭോക്തൃ ലിസ്റ്റ് കാണുന്നതിന് മെനുവിലെ "ഉപഭോക്താക്കൾ (ग्राहक)" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക:
📸 സ്ക്രീൻഷോട്ട് പ്ലെയ്സ്ഹോൾഡർ:
മുകളിൽ സെർച്ച് ബാർ കാണിക്കുന്ന ഉപഭോക്തൃ പേജ്, മൊത്തം മാർക്കറ്റ് ഔട്ട്സ്റ്റാൻഡിംഗ് കൗണ്ടർ, ചുവപ്പ്/പച്ച ബാലൻസ് ബാഡ്ജുകളുള്ള കസ്റ്റമർ കാർഡുകൾ, കൂടാതെ '+ കസ്റ്റമർ ചേർക്കുക' ബട്ടൺ.
ഈ പേജിൽ നിങ്ങൾ കാണുന്നത്:#
- ** മൊത്തത്തിലുള്ള മാർക്കറ്റ് ഔട്ട്സ്റ്റാൻഡിംഗ് (കുല ബാജാർ ബാക്കി):** എല്ലാ ഉപഭോക്താക്കളിലും നിങ്ങളുടെ വിപണിയിലുള്ള മൊത്തം ഉധാർ പണം കാണിക്കുന്ന ഒരു വലിയ ബോൾഡ് ബാഡ്ജ്.
- സെർച്ച് ബാർ: ഏതെങ്കിലും ഉപഭോക്താവിൻ്റെ പേരോ മൊബൈൽ നമ്പറോ ടൈപ്പ് ചെയ്തുകൊണ്ട് അവരെ വേഗത്തിൽ കണ്ടെത്തുക.
- കസ്റ്റമർ കാർഡുകൾ: ഓരോ കാർഡും കാണിക്കുന്നു:
- ഉപഭോക്താവിൻ്റെ പേരും ബിസിനസ്/ഹോട്ടലിൻ്റെ പേരും.
- ഒറ്റ ടാപ്പ് കോളും വാട്ട്സ്ആപ്പ് ബട്ടണുകളുമുള്ള മൊബൈൽ നമ്പർ.
- 🔴 റെഡ് ബാലൻസ് ബാഡ്ജ്: ഉപഭോക്താവ് നിങ്ങൾക്ക് പണം കടപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു (ഉദാർ / बाकी).
- ** ഗ്രീൻ ബാലൻസ് ബാഡ്ജ്:** ഉപഭോക്താവിന് സീറോ ബാലൻസ് അല്ലെങ്കിൽ അഡ്വാൻസ് ബാലൻസ് ഉണ്ട് (जमा).
⚡ പുതിയ വിൽപ്പനബട്ടൺ: ഈ നിർദ്ദിഷ്ട ഉപഭോക്താവിനുള്ള ബില്ലിംഗിലേക്ക് നേരിട്ട് പോകാൻ ടാപ്പുചെയ്യുക.
➕ 2. ഒരു പുതിയ ഉപഭോക്താവിനെ ചേർക്കുന്നു#
📸 സ്ക്രീൻഷോട്ട് പ്ലെയ്സ്ഹോൾഡർ:
പൂർണ്ണമായ പേര്, ഫോൺ നമ്പർ, ഷോപ്പ്/ഹോട്ടൽ പേര്, വിലാസം, ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ്, ക്രെഡിറ്റ് ലിമിറ്റ് എന്നിവയ്ക്കുള്ള ഫീൽഡുകൾ കാണിക്കുന്ന 'പുതിയ ഉപഭോക്താവിനെ ചേർക്കുക' മോഡൽ ഡയലോഗ്.
- "+ ഉപഭോക്താവിനെ ചേർക്കുക (नया ग्राहक)" ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- അടിസ്ഥാന വിശദാംശങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കുക:
- ഉപഭോക്താവിൻ്റെ പേര്: (ഉദാ. രമേഷ് ഹോട്ടൽ / രാജേഷ് റീട്ടെയിലർ).
- ഫോൺ നമ്പർ: WhatsApp ബില്ലുകൾക്കായി 10 അക്ക മൊബൈൽ നമ്പർ.
- വിലാസം / മണ്ടി സ്റ്റാൾ: (ഉദാ. ക്ലോക്ക് ടവറിന് സമീപം, ഷോപ്പ് #5).
- ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് (पुरानी बाकी): ഈ ഉപഭോക്താവ് നിങ്ങളുടെ പഴയ പേപ്പർ നോട്ട്ബുക്കിൽ നിന്ന് പണം കടപ്പെട്ടിരിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ആ തുക ഇവിടെ നൽകുക.
- "ഉപഭോക്താവിനെ സംരക്ഷിക്കുക" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
📖 3. കസ്റ്റമർ ഖാറ്റയ്ക്കുള്ളിൽ (ലെഡ്ജർ വിശദാംശങ്ങൾ)#
ഏതെങ്കിലും ഉപഭോക്താവിൻ്റെ പേരിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് അവരുടെ വിശദമായ ഖാത്ത ലെഡ്ജർ:
📸 സ്ക്രീൻഷോട്ട് പ്ലെയ്സ്ഹോൾഡർ:
ഫോൺ, വിലാസം, 3 കെപിഐ കാർഡുകൾ (മൊത്തം വാങ്ങിയത്, മൊത്തം പണമടച്ചത്, അടയ്ക്കേണ്ട തുക), പേയ്മെൻ്റിനായുള്ള പ്രവർത്തന ബട്ടണുകൾ, സ്റ്റേറ്റ്മെൻ്റ് PDF, കാലക്രമത്തിലുള്ള ഇടപാട് ടൈംലൈൻ എന്നിവ അടങ്ങിയ ഉപഭോക്തൃ ശീർഷകം കാണിക്കുന്ന ഉപഭോക്തൃ വിശദാംശ പേജ്.
പ്രധാന സംഗ്രഹ കാർഡുകൾ:#
- മൊത്തം വാങ്ങിയത് (कुल खरीद): ഈ ഉപഭോക്താവ് വാങ്ങിയ എല്ലാ പച്ചക്കറികളുടെയും ആജീവനാന്ത ആകെത്തുക.
- മൊത്തം പണമടച്ചത് (कुल जमा): ഈ ഉപഭോക്താവിൽ നിന്ന് ലഭിച്ച മൊത്തം പേയ്മെൻ്റുകൾ.
- നെറ്റ് ബാലൻസ് ഡ്യൂ (कुल बाकी): ഉപഭോക്താവ് നിലവിൽ നിങ്ങൾക്ക് നൽകാനുള്ള കൃത്യമായ തുക.
💵 4. ഉപഭോക്തൃ പേയ്മെൻ്റുകൾ എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്താം (വസൂലി ദര്സ് കരെം)#
ഒരു ഉപഭോക്താവ് പണമടയ്ക്കാൻ നിങ്ങളുടെ ഷോപ്പിൽ വരുമ്പോഴോ UPI പേയ്മെൻ്റ് അയയ്ക്കുമ്പോഴോ, അത് റെക്കോർഡ് ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾക്ക് 3 എളുപ്പവഴികളുണ്ട്:
📸 സ്ക്രീൻഷോട്ട് പ്ലെയ്സ്ഹോൾഡർ:
പേയ്മെൻ്റ് തുക ഇൻപുട്ട്, പേയ്മെൻ്റ് രീതി സെലക്ടർ (പണം, UPI, ബാങ്ക് ട്രാൻസ്ഫർ), റഫറൻസ് കുറിപ്പ്, പച്ചയായ 'വാട്ട്സ്ആപ്പ് രസീത് സേവ് & അയയ്ക്കുക' ബട്ടൺ എന്നിവ കാണിക്കുന്ന 'റെക്കോർഡ് കസ്റ്റമർ പേയ്മെൻ്റ്' ഡയലോഗ്.
ഓപ്ഷൻ എ: ഇഷ്ടാനുസൃത പേയ്മെൻ്റ് (സാമാന്യ വസൂലി / ജമാ)#
- മുകളിൽ വലതുവശത്തുള്ള "പേയ്മെൻ്റ് റെക്കോർഡ് ചെയ്യുക (ഭൂഗതൻ ലെം)" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- അടച്ച തുക നൽകുക (ഉദാ.
₹5,000). - പേയ്മെൻ്റ് രീതി (പണം, UPI / QR, ബാങ്ക് ട്രാൻസ്ഫർ) തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ഓപ്ഷണൽ കുറിപ്പ് നൽകുക (ഉദാ. സുരേഷിൽ നിന്നുള്ള ജിപേ പേയ്മെൻ്റ്).
- "പേയ്മെൻ്റ് & വാട്ട്സ്ആപ്പ് രസീത് സംരക്ഷിക്കുക" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ഉപഭോക്താവിൻ്റെ ബാലൻസ് ഉടൻ കുറയും, അവർക്ക് ഒരു WhatsApp സ്ഥിരീകരണ രസീത് അയയ്ക്കും!
ഓപ്ഷൻ ബി: ഒരു പ്രത്യേക ബിൽ തീർപ്പാക്കുക (പർച്ചി അനുസാർ ഭഗതാൻ)#
ഒരു ഉപഭോക്താവ് ഇങ്ങനെ പറഞ്ഞാൽ: "ഇന്നലത്തെ തക്കാളി ബില്ലായ ₹1,800 ഞാൻ പ്രത്യേകമായി അടയ്ക്കുന്നു":
- അവരുടെ ടൈംലൈനിൽ ആ നിർദ്ദിഷ്ട വിൽപ്പന എൻട്രി കണ്ടെത്തുക.
- ആ ഇൻവോയ്സിന് അടുത്തുള്ള "സെറ്റിൽ ബിൽ (पर्ची भुगतान)" ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- അടച്ച തുക നൽകി സേവ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ആ നിർദ്ദിഷ്ട ബിൽ ** പെയ്ഡ്** എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തും, ബാക്കി തുക അവരുടെ ലെഡ്ജറിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കും.
ഓപ്ഷൻ സി: ക്വിക്ക് ഫുൾ സെറ്റിൽമെൻ്റ് (പൂര ഹിസാബ് ചുകത)#
ഒരു ഉപഭോക്താവ് അവരുടെ കുടിശ്ശിക മുഴുവൻ ഒറ്റയടിക്ക് ക്ലിയർ ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ:
- "മുഴുവൻ ബാലൻസ് തീർക്കുക (പുരാ ഹിസാബ് ചുകത)" ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ആപ്പ് സ്വയമേവ കൃത്യമായ കുടിശ്ശിക തുക പൂരിപ്പിക്കുന്നു.
- പേയ്മെൻ്റ് മോഡ് (ക്യാഷ്/യുപിഐ) തിരഞ്ഞെടുത്ത് സ്ഥിരീകരിക്കുക ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ഉപഭോക്താവിൻ്റെ ബാലൻസ് ₹0.00 ആയി മാറുന്നു!
📲 5. സാമ്പിൾ WhatsApp പേയ്മെൻ്റ് രസീത്#
നിങ്ങൾ ഒരു പേയ്മെൻ്റ് രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾ, ഉപഭോക്താവിന് സ്വയമേവ വ്യക്തമായ സ്ഥിരീകരണം ലഭിക്കും:
💵 *PAYMENT RECEIVED RECEIPT / भुगतान रसीद*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
🏪 *Shree Ganesh Vegetable Traders*
📍 Shop No. 14, APMC Fruit & Veg Mandi
📞 98765-43210
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
👤 *Customer:* Ramesh Hotel (98111-22233)
📅 *Date & Time:* 31 Aug 2026, 11:30 AM
🔢 *Receipt #:* REC-20260831-0089
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
💰 *Amount Received:* ₹5,000.00
💳 *Payment Mode:* UPI / GPay
📝 *Note:* GPay transaction
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📊 *UPDATED ACCOUNT STATUS:*
Previous Balance: ₹8,450.00
Amount Paid: -₹5,000.00
*Remaining Outstanding Udhar: ₹3,450.00*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
_Thank you for your payment!_
📄 6. PDF അക്കൗണ്ട് സ്റ്റേറ്റ്മെൻ്റുകൾ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യലും പങ്കിടലും (ഖാതാ വിവരണം PDF)#
ഒരു ഉപഭോക്താവ് അവരുടെ മുഴുവൻ പ്രതിവാര അല്ലെങ്കിൽ പ്രതിമാസ അക്കൗണ്ട് സ്റ്റേറ്റ്മെൻ്റ് ആവശ്യപ്പെടുമ്പോഴെല്ലാം:
📸 സ്ക്രീൻഷോട്ട് പ്ലെയ്സ്ഹോൾഡർ:
സ്റ്റേറ്റ്മെൻ്റ് ഡൗൺലോഡ് ഡയലോഗ് തീയതി ശ്രേണി ഓപ്ഷനുകൾ (ഈ മാസം, കഴിഞ്ഞ 30 ദിവസം, ഇഷ്ടാനുസൃത ശ്രേണി), PDF പ്രിവ്യൂ ലഘുചിത്രം, 'PDF ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക', 'WhatsApp-ൽ പങ്കിടുക' ബട്ടണുകൾ കാണിക്കുന്നു.
- ഉപഭോക്താവിൻ്റെ പ്രൊഫൈലിൻ്റെ മുകളിലുള്ള "പ്രസ്താവന (खाता विवरण)" ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- തീയതി കാലയളവ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക:
- ഈ മാസം / ഈ മാസം
- കഴിഞ്ഞ 30 ദിവസം / പിഞ്ചു 30 ദിവസം
- ഇഷ്ടാനുസൃത തീയതി ശ്രേണി / അപ്പനി താരിഖ് ചുനെം
- നിങ്ങളുടെ ഫോണിലോ കമ്പ്യൂട്ടറിലോ ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ബ്രാൻഡഡ് PDF ഫയൽ സംരക്ഷിക്കാൻ "PDF ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ഉപഭോക്താവിന് ദ്രുത വാചക സംഗ്രഹമോ PDF ലിങ്കോ അയയ്ക്കാൻ "WhatsApp-ൽ പങ്കിടുക" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
🔍 7. കസ്റ്റമർ ലെഡ്ജർ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുന്നു#
ഉപഭോക്തൃ ടൈംലൈനിൻ്റെ മുകളിൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഒറ്റ-ക്ലിക്ക് ഫിൽട്ടറുകൾ ഉപയോഗിക്കാം:
- എല്ലാം (सभी): തീയതി ക്രമത്തിൽ എല്ലാ വിൽപ്പനയും പേയ്മെൻ്റുകളും സെറ്റിൽമെൻ്റുകളും കാണിക്കുന്നു.
- വിൽപന (बिक्री पर्ची): പച്ചക്കറി ബില്ലുകൾ മാത്രം കാണിക്കുന്നു.
- പേയ്മെൻ്റുകൾ (ജമാ): പണം/UPI രസീതുകൾ മാത്രം കാണിക്കുന്നു.
- തീർപ്പാക്കാത്ത കുടിശ്ശിക (ബാക്കി പർച്ചിയാം): അടക്കാത്തതോ ഭാഗികമായി അടച്ചതോ ആയ ബില്ലുകൾ മാത്രം കാണിക്കുന്നു.
- തീയതി ഫിൽട്ടർ: ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ആഴ്ചയിലോ ഉത്സവ കാലയളവിലോ ഉള്ള ഇടപാടുകൾ മാത്രം കാണുന്നതിന് ഒരു ആരംഭ തീയതിയും അവസാന തീയതിയും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
❓ പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ (FAQ)#
Q1: ഒരു ഉപഭോക്താവിന് അഡ്വാൻസ് (ജമ / ജമാ) ബാലൻസ് ലഭിക്കുമോ?
അതെ! ഒരു ഉപഭോക്താവ് ₹2,000 കടം നൽകുകയും നിങ്ങൾക്ക് ₹5,000 പണം അഡ്വാൻസ് നൽകുകയും ചെയ്താൽ, അവരുടെ ബാലൻസ് -₹3,000 (🟢 ഗ്രീൻ അഡ്വാൻസ്) കാണിക്കും. നിങ്ങൾ അവർക്കായി പുതിയ വിൽപ്പന സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ, ബിൽ തുക അവരുടെ മുൻകൂർ ബാലൻസിൽ നിന്ന് സ്വയമേവ കുറയ്ക്കും.
Q2: ഒരു ഉപഭോക്താവ് കഴിഞ്ഞ ആഴ്ചയിലെ ബില്ലിൽ തർക്കിച്ചാലോ?
ഉപഭോക്താവിൻ്റെ ഖാത തുറക്കുക, ടൈംലൈനിൽ ആ കൃത്യമായ ബിൽ കണ്ടെത്തുക, തുടർന്ന് "👁️ വിശദാംശങ്ങൾ കാണുക" ടാപ്പ് ചെയ്യുക. കൃത്യമായ ടൈംസ്റ്റാമ്പ്, വിൽക്കുന്ന പച്ചക്കറികൾ, തൂക്കം, നിരക്കുകൾ, കാഷ്യറുടെ പേര് എന്നിവ നിങ്ങൾ കാണും. അവ കാണിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് തെർമൽ രസീത് പ്രിൻ്റ് ചെയ്യാനും കഴിയും.
Q3: പേയ്മെൻ്റ് കാലഹരണപ്പെട്ട ഒരു ഉപഭോക്താവിന് എനിക്ക് ഒരു പേയ്മെൻ്റ് ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ അയയ്ക്കാൻ കഴിയുമോ?
അതെ! ഉപഭോക്താവിൻ്റെ ബാലൻസ് ബാഡ്ജിന് അടുത്തായി, പങ്കിടുക / WhatsApp ഐക്കൺ ടാപ്പ് ചെയ്യുക. അവരുടെ നിലവിലെ മൊത്തം ബാലൻസും അയയ്ക്കാൻ തയ്യാറായ ബാങ്ക് യുപിഐ ക്യുആർ വിശദാംശങ്ങളും അടങ്ങിയ ഒരു മര്യാദയുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ സന്ദേശം ആപ്പ് സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
➡️ അടുത്ത ഘട്ടം:#
കർഷകരുമായും പച്ചക്കറി വിതരണക്കാരുമായും നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടുകൾ എങ്ങനെ ട്രാക്ക് ചെയ്യാമെന്ന് ഇപ്പോൾ നമുക്ക് പഠിക്കാം! അധ്യായം 05: സപ്ലയർ മാനേജ്മെൻ്റ് & ലെഡ്ജർ എന്നതിലേക്ക് പോകുക.