অধ্যায় 04: গ্রাহক ব্যবস্থাপনা এবং খাতা (গ্রাহक बहीखाता)

সবজির পাইকারি এবং মান্ডি ট্রেডিংয়ে, গ্রাহকের ক্রেডিট পরিচালনা করা (উধার / আলোচনা) এবং দৈনিক পেমেন্ট সংগ্রহ করা (वसूली) আপনার নগদ প্রবাহকে সুস্থ রাখার জন্য গুরুত্বপূর্ণ।

BahiKhata Green আপনাকে একটি সম্পূর্ণ, স্বচ্ছ গ্রাহক লেজার দেয় যা আপনার ক্রেতাদের সাথে বিরোধ দূর করে।

👥 1. গ্রাহকদের স্ক্রীনের ওভারভিউ#

আপনার গ্রাহক তালিকা দেখতে মেনুতে "গ্রাহক (ग्राहक)" এ ক্লিক করুন:

আপনি এই পৃষ্ঠায় যা দেখছেন:#

1. টোটাল মার্কেট আউটস্ট্যান্ডিং (কুল বাজার): একটি বড় বোল্ড ব্যাজ যা সমস্ত গ্রাহকদের জুড়ে আপনার বাজারে থাকা মোট উধার টাকা দেখায়।
2. সার্চ বার: যেকোনো গ্রাহকের নাম বা মোবাইল নম্বর লিখে দ্রুত খুঁজে নিন।
3. গ্রাহক কার্ড: প্রতিটি কার্ড দেখায়:
   • গ্রাহকের নাম এবং ব্যবসা/হোটেলের নাম।
   • এক-ট্যাপ কল এবং হোয়াটসঅ্যাপ বোতাম সহ মোবাইল নম্বর।
   • 🔴 রেড ব্যালেন্স ব্যাজ: গ্রাহক আপনার কাছে টাকা পাওনা (Udhar / বাকি)।
   • 🟢 সবুজ ব্যালেন্স ব্যাজ: গ্রাহকের শূন্য ব্যালেন্স বা অগ্রিম ব্যালেন্স (জামা) আছে।
   • ⚡ নতুন বিক্রয় বোতাম: এই নির্দিষ্ট গ্রাহকের জন্য সরাসরি বিলিং-এ যেতে ট্যাপ করুন।

➕ 2. একজন নতুন গ্রাহক যোগ করা#

1. "+ গ্রাহক যোগ করুন (নেয়া গ্রাহক)" বোতামে ক্লিক করুন৷
2. মৌলিক বিবরণ পূরণ করুন:
   • গ্রাহকের নাম: (যেমন রমেশ হোটেল / রাজেশ খুচরা বিক্রেতা)।
   • ফোন নম্বর: WhatsApp বিলের জন্য 10-সংখ্যার মোবাইল নম্বর।
   • ঠিকানা / মান্ডি স্টল: (যেমন ক্লক টাওয়ারের কাছে, দোকান #5)।
   • ওপেনিং ব্যালেন্স (পুরানি ডাবল): যদি এই গ্রাহকের কাছে ইতিমধ্যেই আপনার পুরানো কাগজের নোটবুক থেকে টাকা ধার্য থাকে, তাহলে সেই পরিমাণ এখানে লিখুন।
3. "সেভ কাস্টমার" ক্লিক করুন।

📖 3. গ্রাহক খাতার ভিতরে (লেজারের বিবরণ)#

তাদের বিস্তারিত খাতা লেজার খুলতে যেকোনো গ্রাহকের নামের উপর ক্লিক করুন:

শীর্ষ সারাংশ কার্ড:#

• মোট কেনা (কুল কেনা): এই গ্রাহকের দ্বারা কেনা সমস্ত সবজির আজীবন মোট।
• মোট অর্থপ্রদান (কুল জমা): এই গ্রাহকের কাছ থেকে প্রাপ্ত মোট অর্থপ্রদান।
• নেট ব্যালেন্স বকেয়া (কুল স্ট্যান্ড): সঠিক পরিমাণ গ্রাহকের কাছে বর্তমানে আপনার পাওনা।

💵 4. কিভাবে গ্রাহকের পেমেন্ট রেকর্ড করবেন (वसूली दर्ज करें)#

যখন একজন গ্রাহক নগদ অর্থ প্রদানের জন্য আপনার দোকানে আসেন বা একটি UPI পেমেন্ট পাঠান, তখন আপনার কাছে এটি রেকর্ড করার 3টি সহজ উপায় রয়েছে:

বিকল্প A: কাস্টম পেমেন্ট (সামান্য আদায় / জমা)#

1. উপরের ডানদিকে "রেকর্ড পেমেন্ট (भुगतान लें)" বোতামে ক্লিক করুন।
2. প্রদেয় পরিমাণ লিখুন (যেমন ₹5,000)।
3. পেমেন্ট পদ্ধতি নির্বাচন করুন (নগদ, UPI / QR, ব্যাঙ্ক স্থানান্তর)।
4. ঐচ্ছিক নোট লিখুন (যেমন সুরেশ থেকে GPay পেমেন্ট)।
5. "সেভ পেমেন্ট এবং হোয়াটসঅ্যাপ রসিদ" ক্লিক করুন।
6. গ্রাহকের ব্যালেন্স অবিলম্বে কমে যাবে, এবং তাদের কাছে একটি WhatsApp নিশ্চিতকরণ রসিদ পাঠানো হবে!

বিকল্প বি: একটি নির্দিষ্ট বিল নিষ্পত্তি (পরিমাণ অনুযায়ী পরিশোধ)#

যদি একজন গ্রাহক বলেন: "আমি গতকালের টমেটো বিলের জন্য বিশেষভাবে ₹1,800 পরিশোধ করছি":

1. তাদের টাইমলাইনে সেই নির্দিষ্ট বিক্রয় এন্ট্রি খুঁজুন।
2. সেই চালানের পাশে "সেটেল বিল (পারচি পরিশোধ)" বোতামে ক্লিক করুন।
3. প্রদত্ত পরিমাণ লিখুন এবং সংরক্ষণ এ ক্লিক করুন।
4. সেই নির্দিষ্ট বিলটিকে 🟢 প্রদত্ত হিসাবে চিহ্নিত করা হবে, এবং ব্যালেন্স তাদের লেজার থেকে কেটে নেওয়া হবে।

বিকল্প সি: দ্রুত পূর্ণ নিষ্পত্তি (পুরা হিসাব কতটা)#

যদি একজন গ্রাহক একবারে তাদের পুরো বকেয়া ব্যালেন্স ক্লিয়ার করতে চান:

1. "সম্পূর্ণ ব্যালেন্স নিষ্পত্তি করুন (পুরা হিসাব কত)" বোতামে ক্লিক করুন।
2. অ্যাপটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক বকেয়া পরিমাণ পূরণ করে।
3. পেমেন্ট মোড (নগদ/UPI) চয়ন করুন এবং নিশ্চিত ক্লিক করুন।
4. গ্রাহকের ব্যালেন্স ₹0.00 হয়ে যায়!

📲 5. নমুনা WhatsApp পেমেন্ট রসিদ#

যখন আপনি একটি পেমেন্ট রেকর্ড করেন, তখন গ্রাহক স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি স্পষ্ট নিশ্চিতকরণ পায়:

💵 *PAYMENT RECEIVED RECEIPT / भुगतान रसीद*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
🏪 *Shree Ganesh Vegetable Traders*
📍 Shop No. 14, APMC Fruit & Veg Mandi
📞 98765-43210
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
👤 *Customer:* Ramesh Hotel (98111-22233)
📅 *Date & Time:* 31 Aug 2026, 11:30 AM
🔢 *Receipt #:* REC-20260831-0089
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
💰 *Amount Received:* ₹5,000.00
💳 *Payment Mode:* UPI / GPay
📝 *Note:* GPay transaction
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📊 *UPDATED ACCOUNT STATUS:*
Previous Balance: ₹8,450.00
Amount Paid: -₹5,000.00
*Remaining Outstanding Udhar: ₹3,450.00*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
_Thank you for your payment!_

📄 6. পিডিএফ অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট ডাউনলোড ও শেয়ার করা (খাতা বিবরণ PDF)#

যখনই একজন গ্রাহক তাদের পূর্ণ সাপ্তাহিক বা মাসিক অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্টের জন্য জিজ্ঞাসা করেন:

1. গ্রাহকের প্রোফাইলের শীর্ষে "বিবৃতি (খাতা বিবরণ)" বোতামে ক্লিক করুন৷
2. তারিখ সময়কাল চয়ন করুন:
   • এই মাস / এই মাসে
   • শেষ 30 দিন / গত 30 দিন
   • কাস্টম তারিখ পরিসর / আপনার তারিখ চয়ন করুন
3. আপনার ফোন বা কম্পিউটারে একটি পেশাদার ব্র্যান্ডেড PDF ফাইল সংরক্ষণ করতে "পিডিএফ ডাউনলোড করুন" ক্লিক করুন৷
4. গ্রাহকের কাছে সরাসরি একটি দ্রুত টেক্সট সারাংশ বা PDF লিঙ্ক পাঠাতে "Share on WhatsApp" ক্লিক করুন।

🔍 7. গ্রাহক লেজার ফিল্টার করা#

গ্রাহকের টাইমলাইনের শীর্ষে, আপনি এক-ক্লিক ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন:

• সব (सभी): তারিখের ক্রমে সমস্ত বিক্রয়, অর্থপ্রদান এবং নিষ্পত্তি দেখায়।
• বিক্রয় (বিক্রি পারচি): শুধুমাত্র সবজির বিল দেখায়।
• পেমেন্ট (জামা): শুধুমাত্র নগদ/ইউপিআই রসিদ দেখায়।
• অমীমাংসিত বকেয়া (बाकी पर्चियां): শুধুমাত্র অপ্রয়োজনীয় বা আংশিকভাবে পরিশোধিত বিল দেখায়।
• তারিখ ফিল্টার: শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট সপ্তাহ বা উৎসবের সময়ের জন্য লেনদেন দেখতে একটি শুরুর তারিখ এবং শেষ তারিখ বেছে নিন।

❓ প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)#

প্রশ্ন 1: একজন গ্রাহকের কি অগ্রিম (জামা/জমা) ব্যালেন্স থাকতে পারে?

হ্যাঁ! যদি একজন গ্রাহকের ₹2,000 পাওনা থাকে এবং আপনাকে অগ্রিম ₹5,000 নগদ দেয়, তাহলে তাদের ব্যালেন্স দেখাবে -₹3,000 ( গ্রীন অ্যাডভান্স)। আপনি যখন তাদের জন্য নতুন বিক্রয় তৈরি করেন, তখন বিলের পরিমাণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের অগ্রিম ব্যালেন্স থেকে কেটে নেওয়া হয়।

প্রশ্ন 2: যদি একজন গ্রাহক গত সপ্তাহের বিল নিয়ে বিরোধ করেন?

গ্রাহকের খাতা খুলুন, টাইমলাইনে সেই সঠিক বিলটি খুঁজুন এবং "👁️ বিস্তারিত দেখুন" এ আলতো চাপুন। আপনি সঠিক টাইমস্ট্যাম্প, সবজি বিক্রি, ওজন, হার এবং ক্যাশিয়ারের নাম দেখতে পাবেন। আপনি তাদের দেখানোর জন্য একটি ডুপ্লিকেট থার্মাল রসিদ মুদ্রণ করতে পারেন।

প্রশ্ন 3: আমি কি এমন একজন গ্রাহককে পেমেন্ট রিমাইন্ডার পাঠাতে পারি যার পেমেন্ট শেষ হয়ে গেছে?

হ্যাঁ! গ্রাহকের ব্যালেন্স ব্যাজের পাশে, শেয়ার/হোয়াটসঅ্যাপ আইকনে ট্যাপ করুন। অ্যাপটি তাদের বর্তমান মোট ব্যালেন্স এবং পাঠানোর জন্য প্রস্তুত ব্যাঙ্ক UPI QR বিবরণ সহ একটি ভদ্র অনুস্মারক বার্তা তৈরি করে।

➡️ পরবর্তী ধাপ:#

এখন আসুন কৃষক এবং সবজি সরবরাহকারীদের সাথে আপনার অ্যাকাউন্টগুলি কীভাবে ট্র্যাক করবেন তা শিখি! অধ্যায় 05: সরবরাহকারী ব্যবস্থাপনা এবং লেজার এ যান।