অধ্যায় 05: সরবরাহকারী ব্যবস্থাপনা এবং খাতা (সপ্লায়ার ও কৃষক অ্যাকাউন্ট)

কৃষক, উৎপাদক, এবং পাইকারি সরবরাহকারীদের (आढ़ती / सप्लायर) আপনার কাছে কী পাওনা তা ট্র্যাক করা গ্রাহকরা আপনার কাছে কী ঋণী তা ট্র্যাক করার মতোই গুরুত্বপূর্ণ।

BahiKhata Green প্রতিটি ট্রাকের আগমন, অগ্রিম অর্থপ্রদান এবং চূড়ান্ত নিষ্পত্তির স্ফটিক পরিষ্কার রাখতে আপনাকে একটি ডেডিকেটেড সরবরাহকারী লেজার দেয়।

🚚 1. সরবরাহকারী স্ক্রীনের ওভারভিউ#

নেভিগেশন মেনুতে "সাপ্লায়ার্স (সপ্লায়ার্স)" এ ক্লিক করুন:

এই স্ক্রিনে মূল বিবরণ:#

1. মোট সরবরাহকারী প্রদেয় (কুল सप्लायर देनदारी): সব কৃষক এবং সরবরাহকারীর সম্মিলিতভাবে আপনার বর্তমানে মোট কত টাকা পাওনা রয়েছে তা দেখায়।
2. সার্চ বার: নাম, গ্রাম বা ফোন নম্বর দ্বারা যে কোনো কৃষক বা সরবরাহকারীর জন্য অনুসন্ধান করুন।
3. সরবরাহকারী কার্ড:
   • সরবরাহকারীর নাম এবং গ্রাম / মান্ডি অবস্থান।
   • কল এবং হোয়াটসঅ্যাপ শর্টকাট সহ মোবাইল নম্বর।
   • 🔴 লাল ব্যালেন্স ব্যাজ: আপনি এই সরবরাহকারীর কাছে টাকা দেনা (প্রদেয়/দেয়)।
   • 🟢 সবুজ ব্যালেন্স ব্যাজ: অ্যাকাউন্ট নিষ্পত্তি বা সরবরাহকারীকে অগ্রিম প্রদান করা হয়েছে।
   • 🛒 নতুন ক্রয় শর্টকাট: এই সরবরাহকারীর জন্য অবিলম্বে একটি নতুন অভ্যন্তরীণ লট রেকর্ড করতে আলতো চাপুন।

➕ 2. একজন নতুন সরবরাহকারী বা কৃষক যোগ করা#

1. ক্লিক করুন "+ যোগানদাতা যোগ করুন (নয়া সপ্লায়ার)"।
2. বিস্তারিত লিখুন:
   • নাম: (যেমন বলদেব সিং কৃষক / রমেশ কোল্ড স্টোরেজ)।
   • ফোন নম্বর: হোয়াটসঅ্যাপ স্লিপের জন্য মোবাইল নম্বর।
   • ঠিকানা/গ্রাম: (যেমন কারনাল, হরিয়ানা)।
   • ওপেনিং ব্যালেন্স (পুরানি দেনदारी): যদি আপনি ইতিমধ্যেই তাদের কাছে অতীতের বাণিজ্য থেকে টাকা দেন, তাহলে তা এখানে লিখুন।
3. "সেভ সাপ্লাইয়ার" ক্লিক করুন।

📖 3. সরবরাহকারী খাতার ভিতরে (খাতা বিবরণ)#

তাদের সম্পূর্ণ লেনদেনের ইতিহাস দেখতে যেকোনো সরবরাহকারীর নামের উপর ক্লিক করুন:

শীর্ষ সারাংশ কার্ড:#

• মোট সরবরাহ করা (কুল आवक): এই সরবরাহকারীর কাছ থেকে প্রাপ্ত সমস্ত সবজি লটের মোট মূল্য।
• মোট অর্থপ্রদান (কুল পে): এই সরবরাহকারীকে দেওয়া মোট নগদ এবং ব্যাঙ্ক স্থানান্তর।
• নিট প্রদেয় ব্যালেন্স (কুল উল্লেখ্য): সঠিক পরিমাণ আপনি বর্তমানে তাদের পাওনা।

💸 4. কিভাবে একজন সরবরাহকারীর কাছে পেমেন্ট রেকর্ড করবেন (সপ্লায়ারের অর্থ প্রদান)#

আপনি যখন মান্ডিতে নগদ অর্থ প্রদান করেন, তখন একটি অনলাইন NEFT/RTGS স্থানান্তর করুন বা একটি চেক ইস্যু করুন:

পদ্ধতি 1: সাধারণ পেমেন্ট (খাতে পেমেন্ট)#

1. উপরের দিকে "রেকর্ড পেমেন্ট (भुगतान करें)" বোতামে ক্লিক করুন।
2. প্রদেয় পরিমাণ লিখুন (যেমন ₹25,000)।
3. পেমেন্ট পদ্ধতি নির্বাচন করুন (নগদ, ব্যাঙ্ক ট্রান্সফার / RTGS, চেক, UPI)।
4. ঐচ্ছিক নোট বা ব্যাঙ্ক রেফারেন্স নম্বর লিখুন।
5. "সেভ পেমেন্ট এবং সেন্ড স্লিপ" ক্লিক করুন।
6. প্রদেয় ব্যালেন্স অবিলম্বে আপডেট করা হয়, এবং একটি WhatsApp পেআউট স্লিপ তৈরি করা হয়!

পদ্ধতি 2: একটি নির্দিষ্ট লট নিষ্পত্তি করুন (বিশেষ লাট কা পরিশোধ)#

আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট সকালের ট্রাক আগমনের জন্য অর্থ পরিশোধ করতে চান:

1. সরবরাহকারীর টাইমলাইনে সেই ক্রয়ের এন্ট্রি খুঁজুন।
2. "সেটেল লট (লাট পেমেন্ট)" ক্লিক করুন।
3. সেই লটের জন্য প্রদত্ত পরিমাণ লিখুন এবং সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন।
4. সেই লটটিকে 🟢 সেটলড হিসেবে চিহ্নিত করা হয়েছে।

📲 5. নমুনা WhatsApp সরবরাহকারী পেআউট স্লিপ#

💸 *PAYMENT OUTWARD SLIP / भुगतान रसीद*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
🏪 *Shree Ganesh Vegetable Traders*
📍 Shop No. 14, APMC Fruit & Veg Mandi
📞 98765-43210
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
👨‍🌾 *Supplier / Farmer:* Baldev Singh (Punjab)
📅 *Date & Time:* 31 Aug 2026, 03:30 PM
🔢 *Voucher #:* PAY-20260831-0034
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
💰 *Amount Paid:* ₹25,000.00
💳 *Payment Mode:* Bank Transfer (RTGS)
📝 *Reference:* UTR# 489201982731
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📊 *SUPPLIER ACCOUNT BALANCE:*
Previous Payable: ₹50,000.00
Paid Today: -₹25,000.00
*Remaining Balance Payable: ₹25,000.00*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
_Account balance updated successfully._

📄 6. সরবরাহকারী অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট এবং PDF#

উত্সব নিষ্পত্তির আগে কৃষক এবং বহিরাগত সরবরাহকারীদের প্রায়ই পুরো মাসের লট-বাই-লট স্টেটমেন্টের প্রয়োজন হয়:

1. সরবরাহকারীর প্রোফাইলের শীর্ষে "বিবৃতি (খাতা বিবরণ)" বোতামে ক্লিক করুন৷
2. আপনার তারিখ পরিসীমা নির্বাচন করুন (বর্তমান মাস, শেষ 30 দিন, বা কাস্টম তারিখ)।
3. বিবৃতি সংরক্ষণ বা মুদ্রণ করতে "পিডিএফ ডাউনলোড করুন" ক্লিক করুন।
4. কৃষকের কাছে পিডিএফ বিবৃতি পাঠাতে "হোয়াটসঅ্যাপে শেয়ার করুন" ক্লিক করুন৷

❓ প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)#

প্রশ্ন 1: আমি যদি ফসল কাটার আগে একজন কৃষককে নগদ অগ্রিম প্রদান করি?

আপনি অগ্রিম টাকা দেওয়ার সময় কৃষককে একটি অর্থ প্রদান রেকর্ড করুন। তাদের ব্যালেন্স 🟢 সবুজ (-₹ অগ্রিম) হয়ে যাবে। যখন তাদের সবজির ট্রাক পরে আসে, তখন ক্রয় মূল্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে অগ্রিমের বিপরীতে সামঞ্জস্য হবে!

প্রশ্ন 2: আমি কি সরবরাহকারী লটে ক্রেট ডিপোজিট বা খারাপ পণ্যের মতো ছাড় রেকর্ড করতে পারি?

হ্যাঁ! কেনাকাটার এন্ট্রি তৈরি করার সময়, ক্রেট চার্জ, আপনার দ্বারা প্রদত্ত ট্রাক মালবাহী, বা লুণ্ঠন কাটার রেকর্ড করতে মান্ডি ইনওয়ার্ড চার্জ বা ডিসকাউন্ট ক্ষেত্রগুলি ব্যবহার করুন।

প্রশ্ন 3: আমি কীভাবে আমার মাসিক মান্ডি অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য সমস্ত সরবরাহকারী ব্যালেন্স রপ্তানি করব?

রিপোর্ট (রিপোর্ট) এ যান এবং মার্কেট আউটস্ট্যান্ডিং (উধার ও প্রদান) রিপোর্ট খুলুন। এটি আপনার সমস্ত সরবরাহকারীদের একটি সম্পূর্ণ সারণী এবং তাদের সঠিক বর্তমান ব্যালেন্স দেখাবে।

➡️ পরবর্তী ধাপ:#

এখন আসুন জেনে নিই কিভাবে আপনার সবজির স্টক ট্র্যাক করবেন, গোডাউন ইনভেন্টরি পরিচালনা করবেন এবং ঘাটতি এড়াবেন! অধ্যায় ০৬: স্টক এবং ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট এ যান।