धडा 04: ग्राहक व्यवस्थापन आणि खाता (ग्राहक बहीखाता)

भाजीपाला घाऊक आणि मंडी व्यापारात, तुमचा रोख प्रवाह निरोगी ठेवण्यासाठी ग्राहकांचे क्रेडिट (उधार / बाकी) व्यवस्थापित करणे आणि दैनंदिन पेमेंट (वसूली) गोळा करणे महत्त्वाचे आहे.

BahiKhata Green तुम्हाला संपूर्ण, पारदर्शक ग्राहक खातेवही देते जे तुमच्या खरेदीदारांसोबतचे विवाद दूर करते.

👥 1. ग्राहकांच्या स्क्रीनचे विहंगावलोकन#

तुमची ग्राहक सूची पाहण्यासाठी मेनूमधील "ग्राहक (ग्राहक)" वर क्लिक करा:

आपण या पृष्ठावर काय पहात आहात:#

1. एकूण बाजार थकबाकी (कुल बाजार): एक मोठा ठळक बॅज जो तुमच्याकडे सर्व ग्राहकांसाठी बाजारात असलेले एकूण उधार पैसे दर्शवितो.
2. सर्च बार: कोणत्याही ग्राहकाचे नाव किंवा मोबाईल नंबर टाईप करून त्वरीत शोधा.
3. ग्राहक कार्ड: प्रत्येक कार्ड दाखवते:
   • ग्राहकाचे नाव आणि व्यवसाय/हॉटेलचे नाव.
   • एक-टॅप कॉल आणि व्हॉट्सॲप बटणांसह मोबाइल नंबर.
   • 🔴 लाल शिल्लक बॅज: ग्राहकाने तुमचे पैसे देणे बाकी आहे (उधर / बाकी).
   • 🟢 ग्रीन बॅलन्स बॅज: ग्राहकाकडे शून्य शिल्लक किंवा आगाऊ शिल्लक (जमा) आहे.
   • ⚡ नवीन विक्री बटण: या विशिष्ट ग्राहकासाठी थेट बिलिंगवर जाण्यासाठी टॅप करा.

➕ 2. नवीन ग्राहक जोडणे#

1. "+ ग्राहक जोडा (नया ग्राहक)" बटणावर क्लिक करा.
2. मूलभूत तपशील भरा:
   • ग्राहकाचे नाव: (उदा. रमेश हॉटेल / राजेश रिटेलर).
   • फोन नंबर: WhatsApp बिलांसाठी 10-अंकी मोबाइल नंबर.
   • पत्ता / मंडी स्टॉल: (उदा. घड्याळ टॉवरजवळ, दुकान #5).
   • ओपनिंग बॅलन्स (पुरानी सेट): जर या ग्राहकाकडे तुमच्या जुन्या कागदी नोटबुकचे पैसे आधीच बाकी असतील, तर ती रक्कम येथे टाका.
3. "सेव्ह ग्राहक" वर क्लिक करा.

📖 3. ग्राहक खाताच्या आत (लेजर तपशील)#

तपशीलवार खाता लेजर उघडण्यासाठी कोणत्याही ग्राहकाच्या नावावर क्लिक करा:

शीर्ष सारांश कार्डे:#

• एकूण खरेदी (कुल खरेदी): या ग्राहकाने खरेदी केलेल्या सर्व भाज्यांची आजीवन एकूण.
• एकूण देय (कुल जमा): या ग्राहकाकडून मिळालेली एकूण देयके.
• नेट बॅलन्स देय (कुल स्टँड): ग्राहकाने सध्या तुम्हाला देय असलेली नेमकी रक्कम.

💵 4. ग्राहक पेमेंट कसे रेकॉर्ड करावे (वसूली प्रविष्ट करा)#

जेव्हा एखादा ग्राहक तुमच्या दुकानात रोख पैसे भरण्यासाठी येतो किंवा UPI पेमेंट पाठवतो, तेव्हा तुमच्याकडे ते रेकॉर्ड करण्याचे 3 सोपे मार्ग आहेत:

पर्याय A: कस्टम पेमेंट (सामान्य वसूली / जमा)#

1. वर उजवीकडे "रेकॉर्ड पेमेंट (भुगतान लें)" बटणावर क्लिक करा.
2. पेड केलेली रक्कम प्रविष्ट करा (उदा. ₹५,०००).
3. पेमेंट पद्धत निवडा (रोख, UPI / QR, बँक हस्तांतरण).
   ४. पर्यायी टीप एंटर करा (उदा. सुरेशकडून GPay पेमेंट).
4. "सेव्ह पेमेंट आणि व्हॉट्सॲप पावती" वर क्लिक करा.
5. ग्राहकाची शिल्लक ताबडतोब कमी होईल आणि त्यांना WhatsApp पुष्टीकरण पावती पाठवली जाईल!

पर्याय ब: विशिष्ट बिल सेटल करा (परचीनुसार पेमेंट)#

जर एखादा ग्राहक म्हणत असेल: "मी कालच्या टोमॅटोचे ₹१,८०० चे बिल भरत आहे":

1. त्यांच्या टाइमलाइनमध्ये ती विशिष्ट विक्री एंट्री शोधा.
2. त्या इन्व्हॉइसच्या पुढे "सेटल बिल (पर्ची)" बटणावर क्लिक करा.
   ३. भरलेली रक्कम एंटर करा आणि सेव्ह वर क्लिक करा.
3. ते विशिष्ट बिल 🟢 पेड म्हणून चिन्हांकित केले जाईल, आणि शिल्लक रक्कम त्यांच्या खातेवहीमधून वजा केली जाईल.

पर्याय C: त्वरित पूर्ण सेटलमेंट (पूरा हिशेब चुकता)#

एखाद्या ग्राहकाला त्यांची संपूर्ण थकबाकी एकाच वेळी साफ करायची असल्यास:

1. "पूर्ण शिल्लक सेटल करा (पूरा हिशेब चुकता)" बटणावर क्लिक करा.
2. ॲप आपोआप अचूक थकबाकीची रक्कम भरतो.
   ३. पेमेंट मोड (रोख/UPI) निवडा आणि पुष्टी करा वर क्लिक करा.
3. ग्राहकाची शिल्लक ₹0.00 होईल!

📲 5. नमुना WhatsApp पेमेंट पावती#

तुम्ही पेमेंट रेकॉर्ड करता तेव्हा, ग्राहकाला आपोआप एक स्पष्ट पुष्टीकरण प्राप्त होते:

💵 *PAYMENT RECEIVED RECEIPT / भुगतान रसीद*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
🏪 *Shree Ganesh Vegetable Traders*
📍 Shop No. 14, APMC Fruit & Veg Mandi
📞 98765-43210
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
👤 *Customer:* Ramesh Hotel (98111-22233)
📅 *Date & Time:* 31 Aug 2026, 11:30 AM
🔢 *Receipt #:* REC-20260831-0089
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
💰 *Amount Received:* ₹5,000.00
💳 *Payment Mode:* UPI / GPay
📝 *Note:* GPay transaction
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
📊 *UPDATED ACCOUNT STATUS:*
Previous Balance: ₹8,450.00
Amount Paid: -₹5,000.00
*Remaining Outstanding Udhar: ₹3,450.00*
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
_Thank you for your payment!_

📄 6. पीडीएफ खाते स्टेटमेंट डाउनलोड करणे आणि शेअर करणे (खाता विवरण PDF)#

जेव्हा जेव्हा एखादा ग्राहक त्यांचे संपूर्ण साप्ताहिक किंवा मासिक खाते विवरण विचारतो:

1. ग्राहकाच्या प्रोफाइलच्या शीर्षस्थानी असलेल्या "स्टेटमेंट (खाता विवरण)" बटणावर क्लिक करा.
2. तारीख कालावधी निवडा:
   • हा महिना / या महिन्यात
   • शेवटचे 30 दिवस / शेवटचे 30 दिवस
   • सानुकूल तारीख श्रेणी / तुमची तारीख निवडा
3. तुमच्या फोन किंवा संगणकावर व्यावसायिक ब्रँडेड PDF फाइल सेव्ह करण्यासाठी "PDF डाउनलोड करा" वर क्लिक करा.
   ४. ग्राहकाला थेट मजकूराचा सारांश किंवा PDF लिंक पाठवण्यासाठी "WhatsApp वर शेअर करा" वर क्लिक करा.

🔍 7. ग्राहक लेजर फिल्टर करणे#

ग्राहक टाइमलाइनच्या शीर्षस्थानी, तुम्ही एक-क्लिक फिल्टर वापरू शकता:

• सर्व (सभी): तारीख क्रमाने सर्व विक्री, पेमेंट आणि सेटलमेंट दाखवते.
• विक्री (बिक्री परची): फक्त भाज्यांची बिले दाखवते.
• पेमेंट (जमा): फक्त रोख/UPI पावत्या दाखवते.
• अनसेटलड देय (बाकी पर्चियां): फक्त न भरलेली किंवा अंशतः भरलेली बिले दाखवते.
• तारीख फिल्टर: केवळ विशिष्ट आठवड्यासाठी किंवा उत्सव कालावधीसाठी व्यवहार पाहण्यासाठी एक प्रारंभ तारीख आणि समाप्ती तारीख निवडा.

❓ वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न (FAQ)#

Q1: ग्राहकाकडे आगाऊ (जमा/ जमा) शिल्लक असू शकते का?

होय! जर एखाद्या ग्राहकाकडे ₹2,000 चे कर्ज आहे आणि त्याने तुम्हाला ₹5,000 रोख आगाऊ दिल्यास, त्यांची शिल्लक -₹3,000 ( Green Advance) दर्शवेल. तुम्ही त्यांच्यासाठी नवीन विक्री तयार करता तेव्हा बिलाची रक्कम त्यांच्या आगाऊ शिल्लकमधून आपोआप वजा केली जाते.

Q2: जर एखाद्या ग्राहकाने गेल्या आठवड्यातील बिलावर विवाद केला तर काय?

ग्राहकाचा खता उघडा, टाइमलाइनमध्ये ते अचूक बिल शोधा आणि "👁️ तपशील पहा" वर टॅप करा. तुम्हाला अचूक टाइमस्टॅम्प, विकल्या गेलेल्या भाज्या, वजन, दर आणि रोखपालाचे नाव दिसेल. तुम्ही त्यांना दाखवण्यासाठी डुप्लिकेट थर्मल पावती देखील मुद्रित करू शकता.

Q3: ज्या ग्राहकाचे पेमेंट थकीत आहे अशा ग्राहकाला मी पेमेंट रिमाइंडर पाठवू शकतो?

होय! ग्राहकाच्या शिल्लक बॅजच्या पुढे, शेअर/व्हॉट्सॲप आयकॉन वर टॅप करा. ॲप त्यांच्या सध्याच्या एकूण शिल्लक आणि पाठवण्यास तयार असलेल्या बँक UPI QR तपशीलांसह एक विनम्र स्मरणपत्र संदेश व्युत्पन्न करते.

➡️ पुढील पायरी:#

आता शेतकरी आणि भाजीपाला पुरवठादारांसोबत तुमच्या खात्यांचा मागोवा कसा घ्यायचा ते शिकूया! चॅप्टर ०५: सप्लायर मॅनेजमेंट आणि लेजर वर जा.