अध्याय 04: ग्राहक प्रबंधन और खाता (ग्राहक विवरण)

सब्जी के थोक और मंडी व्यापार में, ग्राहक ऋण (उधार / शेष) का प्रबंधन और दैनिक भुगतान (वसूली) एकत्र करना आपके नकदी प्रवाह को स्वस्थ रखने के लिए महत्वपूर्ण है।

BahiKhata Green आपको एक पूर्ण, पारदर्शी ग्राहक खाता देता है जो आपके खरीदारों के साथ विवादों को समाप्त करता है।

👥 1. ग्राहक स्क्रीन का अवलोकन#

अपनी ग्राहक सूची देखने के लिए मेनू में "ग्राहक (ग्राहक)" पर क्लिक करें:

आप इस पृष्ठ पर क्या देखते हैं:#

1. कुल बाज़ार बकाया (कुल बाज़ार शेष): एक बड़ा बोल्ड बैज जो बाज़ार में सभी ग्राहकों के बीच आपके कुल उधार पैसे को दर्शाता है।
2. खोज बार: किसी भी ग्राहक का नाम या मोबाइल नंबर टाइप करके उसे तुरंत ढूंढें।
3. ग्राहक कार्ड: प्रत्येक कार्ड दिखाता है:
   • ग्राहक का नाम और व्यवसाय/होटल का नाम।
   • वन-टैप कॉल और व्हाट्सएप बटन वाला मोबाइल नंबर।
   • 🔴 रेड बैलेंस बैज: ​​ग्राहक पर आपका पैसा बकाया है (उधार/शेष)।
   • 🟢 ग्रीन बैलेंस बैज: ​​ग्राहक के पास शून्य बैलेंस या अग्रिम बैलेंस (जमा) है।
   • ⚡नई बिक्री बटन: इस विशिष्ट ग्राहक के लिए सीधे बिलिंग पर जाने के लिए टैप करें।

➕ 2. नया ग्राहक जोड़ना#

1. "+ ग्राहक जोड़ें (नया ग्राहक)" बटन पर क्लिक करें।
2. मूल विवरण भरें:
   • ग्राहक का नाम: (जैसे रमेश होटल / राजेश रिटेलर)।
   • फोन नंबर: व्हाट्सएप बिल के लिए 10 अंकों का मोबाइल नंबर।
   • पता/मंडी स्टॉल: (जैसे क्लॉक टॉवर के पास, दुकान #5)।
   • ओपनिंग बैलेंस (पुरानी शेष): यदि इस ग्राहक पर पहले से ही आपकी पुरानी कागजी नोटबुक का पैसा बकाया है, तो वह राशि यहां दर्ज करें।
3. "ग्राहक सहेजें" पर क्लिक करें।

📖 3. ग्राहक खाते के अंदर (बहीखाता विवरण)#

किसी भी ग्राहक का विस्तृत खाता बही खोलने के लिए उसके नाम पर क्लिक करें:

शीर्ष सारांश कार्ड:#

• खरीदी गई कुल (कुल खरीद): इस ग्राहक द्वारा खरीदी गई सभी सब्जियों का जीवनकाल का कुल योग।
• कुल भुगतान (कुल जमा): इस ग्राहक से प्राप्त कुल भुगतान।
• शुद्ध शेष राशि (कुल शेष): ग्राहक द्वारा वर्तमान में आपको दी जाने वाली सटीक राशि।

💵 4. ग्राहक भुगतान कैसे रिकॉर्ड करें (वसूली दर्ज करें)#

जब कोई ग्राहक आपकी दुकान पर नकद भुगतान करने आता है या UPI भुगतान भेजता है, तो आपके पास इसे रिकॉर्ड करने के 3 आसान तरीके हैं:

विकल्प ए: कस्टम भुगतान (सामान्य भुगतान / जमा)#

1. ऊपर दाईं ओर "रिकॉर्ड भुगतान (भुगतान लें)" बटन पर क्लिक करें।
2. भुगतान की गई राशि दर्ज करें (जैसे ``5,000`)।
3. भुगतान विधि (नकद, यूपीआई/क्यूआर, बैंक ट्रांसफर) चुनें।
4. वैकल्पिक नोट दर्ज करें (उदाहरण के लिए सुरेश से जीपे भुगतान)।
5. "भुगतान और व्हाट्सएप रसीद सहेजें" पर क्लिक करें।
6. ग्राहक का बैलेंस तुरंत कम हो जाएगा, और उन्हें एक व्हाट्सएप पुष्टिकरण रसीद भेजी जाएगी!

विकल्प बी: एक विशिष्ट बिल का निपटान करें (पर्ची भुगतान के अनुसार)#

यदि कोई ग्राहक कहता है: "मैं विशेष रूप से कल के ₹1,800 के टमाटर बिल का भुगतान कर रहा हूं":

1. उनकी टाइमलाइन में उस विशिष्ट बिक्री प्रविष्टि को ढूंढें।
2. उस चालान के आगे "सेटल बिल (पर्ची भुगतान)" बटन पर क्लिक करें।
3. भुगतान की गई राशि दर्ज करें और सहेजें पर क्लिक करें।
4. उस विशिष्ट बिल को 🟢 भुगतान के रूप में चिह्नित किया जाएगा, और शेष राशि उनके खाता बही से काट ली जाएगी।

विकल्प सी: त्वरित पूर्ण निपटान (पूरा खाता चुकता)#

यदि कोई ग्राहक अपना संपूर्ण बकाया एक साथ चुकाना चाहता है:

1. "सेटल फुल बैलेंस (पूरा खाता चुकता)" बटन पर क्लिक करें।
2. ऐप स्वचालित रूप से सटीक बकाया राशि भरता है।
3. भुगतान मोड (नकद/यूपीआई) चुनें और पुष्टि करें पर क्लिक करें।
4. ग्राहक का बैलेंस ₹0.00 हो जाता है!

📲 5. नमूना व्हाट्सएप भुगतान रसीद#

जब आप भुगतान रिकॉर्ड करते हैं, तो ग्राहक को स्वचालित रूप से एक स्पष्ट पुष्टि प्राप्त होती है:

⟦ब्लॉक_0⟧

📄 6. पीडीएफ खाता विवरण डाउनलोड करना और साझा करना (खाता विवरण पीडीएफ)#

जब भी कोई ग्राहक अपना पूरा साप्ताहिक या मासिक खाता विवरण मांगता है:

1. ग्राहक की प्रोफ़ाइल के शीर्ष पर "स्टेटमेंट (खाता विवरण)" बटन पर क्लिक करें।
2. दिनांक अवधि चुनें:
   • इस महीने/इस महीने
   • पिछले 30 दिन / पिछले 30 दिन
   • कस्टम तिथि सीमा / अपनी तिथि चुनें
3. अपने फोन या कंप्यूटर पर एक पेशेवर ब्रांडेड पीडीएफ फाइल को सहेजने के लिए "पीडीएफ डाउनलोड करें" पर क्लिक करें।
4. ग्राहक को सीधे त्वरित टेक्स्ट सारांश या पीडीएफ लिंक भेजने के लिए "व्हाट्सएप पर साझा करें" पर क्लिक करें।

🔍 7. ग्राहक बही को फ़िल्टर करना#

ग्राहक टाइमलाइन के शीर्ष पर, आप एक-क्लिक फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं:

• सभी (सभी): दिनांक क्रम में सभी बिक्री, भुगतान और निपटान दिखाता है।
• बिक्री (बिक्री दस्तावेज़): केवल सब्जी के बिल दिखाता है।
• भुगतान (जमा): केवल नकद/यूपीआई रसीदें दिखाता है।
• अनसुलझा बकाया (बाकी पर्चियां): केवल अवैतनिक या आंशिक रूप से भुगतान किए गए बिल दिखाता है।
• तिथि फ़िल्टर: केवल किसी विशिष्ट सप्ताह या त्योहार की अवधि के लिए लेनदेन देखने के लिए प्रारंभ तिथि और समाप्ति तिथि चुनें।

❓ अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (एफएक्यू)#

Q1: क्या ग्राहक के पास अग्रिम (जमा/जमा) शेष हो सकता है?

हां! यदि किसी ग्राहक पर ₹2,000 का बकाया है और वह आपको अग्रिम रूप से ₹5,000 नकद देता है, तो उसका शेष राशि -₹3,000 (🟢 ग्रीन एडवांस) दिखाई देगी। जब आप उनके लिए नई बिक्री बनाते हैं, तो बिल राशि स्वचालित रूप से उनके अग्रिम शेष से काट ली जाती है।

Q2: यदि कोई ग्राहक पिछले सप्ताह के बिल पर विवाद करता है तो क्या होगा?

ग्राहक का खाता खोलें, टाइमलाइन में सटीक बिल ढूंढें और "👁️ विवरण देखें" पर टैप करें। आपको सटीक टाइमस्टैम्प, बेची गई सब्जियां, वजन, दरें और कैशियर का नाम दिखाई देगा। आप उन्हें दिखाने के लिए डुप्लिकेट थर्मल रसीद भी प्रिंट कर सकते हैं।

Q3: क्या मैं उस ग्राहक को भुगतान अनुस्मारक भेज सकता हूं जिसका भुगतान अतिदेय है?

हां! ग्राहक के बैलेंस बैज के आगे, शेयर/व्हाट्सएप आइकन पर टैप करें। ऐप उनके वर्तमान कुल शेष और बैंक यूपीआई क्यूआर विवरण भेजने के लिए तैयार एक विनम्र अनुस्मारक संदेश उत्पन्न करता है।

➡️ अगला चरण:#

आइए अब सीखें कि किसानों और सब्जी आपूर्तिकर्ताओं के साथ अपने खातों को कैसे ट्रैक करें! अध्याय 05: आपूर्तिकर्ता प्रबंधन और लेजर पर जाएं।